Für eine Gießerei entscheidet sich am Anfrageprozess, ob Geschäft gewonnen oder verloren wird. Jede Anfrage stößt eine Kette über Vertrieb, Machbarkeitsprüfung, Kalkulation und Entwicklung an - und jede einzelne Position darin ist ein eigenständiges Engineering-Objekt mit Zeichnungsnummern und Änderungsindizes, Rohteil- und Fertigteilgewichten, Jahresvolumina und Herstellungsverfahren. Lebt dieser Prozess in Postfächern und Excel-Tabellen, dehnen sich Durchlaufzeiten, verschwimmen Zuständigkeiten - und das Management fliegt im Blindflug.
Die Franken Guss GmbH & Co. KG, eine der etablierten deutschen Eisen- und Aluminiumgießereien, wollte das ändern - und beauftragte ZirkelTech von der ersten Idee an. In einem mehrjährigen Engagement führten unsere Teams die Plattform von Ideation-Workshops in der Gießerei bis zum produktiven System, betrieben sie im Tagesgeschäft, entwickelten sie kontinuierlich weiter und härteten sie schließlich zu einem mandantenfähigen White-Label-Cloud-Produkt. In der Spitze arbeiteten mehr als 20 ZirkelTech-Spezialistinnen und -Spezialisten parallel an Prolution - verteilt auf Frankfurt am Main und Delhi NCR, in über 70 zweiwöchigen Sprints, mit mehr als 30 Produktions-Releases und über 50.000 Engineering-Stunden.
Die Ergebnisse waren substanziell. Die Innolution GmbH, die Prolution später vermarktete, berichtete öffentlich, dass Franken Guss die Anfrageprozedur um rund 30 Prozent beschleunigen und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen deutlich verbessern konnte. Das Management erhielt, was es zuvor nie hatte: Live-Transparenz über Pipeline, Durchlaufzeiten, überfällige Anfragen und Trefferquoten - bis auf die einzelne Position.
Das Besondere an diesem Engagement ist das letzte Kapitel: Aus dem internen Werkzeug wurde ein Produkt. ZirkelTech re-architektierte die Plattform für Mandantenfähigkeit und White-Labeling, die Innolution GmbH brachte sie als Cloud-SaaS-Angebot in den Gießereimarkt. Von der Ideation bis zum Produkt - Ende-zu-Ende aus einer Hand.
Der Kunde und die Ausgangslage
Franken Guss mit Sitz in Kitzingen (Bayern) zählt zu den traditionsreichen deutschen Gießereien und fertigt Eisen- und Aluminiumguss für Kunden aus Automobil- und Industrieanwendungen. Das Anfragegeschäft ist naturgemäß hochvariant: Hunderte Anfragen pro Jahr, die meisten mit mehreren Positionen - und jede Position beschreibt ein eigenes Gussteil mit eigenen Zeichnungen, Änderungsindizes, Gewichten, Zielvolumina und Fertigungsrouten.
Vor Prolution wurde diese Komplexität so gemanagt wie in den meisten mittelständischen Fertigungsunternehmen: per E-Mail, Excel und Telefon. Der Vertrieb konnte Kunden nicht verlässlich sagen, wo eine Anfrage steht. Kalkulation und technische Entwicklung arbeiteten unstrukturierte Zurufe ab. Und dem Management fehlten belastbare Zahlen zu Pipeline, Durchlaufzeiten und Trefferquoten – in einer Branche, in der Margendruck Geschwindigkeit und Selektivität im Angebotsprozess zum echten Wettbewerbshebel macht.
Der Auftrag an ZirkelTech lautete deshalb nicht „Bauen Sie uns ein CRM“, sondern: Verstehen Sie, wie eine Gießerei wirklich anbietet – und bauen Sie das System darum herum.
Die Herausforderung
Ein generisches Vertriebstool scheitert in diesem Umfeld, weil die Komplexität unterhalb der Anfrageebene liegt. Die Plattform musste die Realität des Gießerei-Angebotsprozesses abbilden:
- Ein Engineering-Datenmodell auf Positionsebene - Rohteil- und Fertigteilnummern, Zeichnungsnummern, -daten und -indizes, Rohteil- und Fertigteilgewichte, Jahresvolumen, Herstellungsverfahren, Maschinenzuordnung und SAP-Materialreferenzen.
- Eine duale Statuslogik, die den granularen internen Workflow (Machbarkeit prüfen, Konzeption, Kalkulation, Angebotserstellung, Entwicklung) von einer einfachen externen Sicht für den kundengerichteten Prozess trennt (Anfrage offen, in Bearbeitung, angeboten, abgeschlossen).
- Dokumentierte Zusammenarbeit - Kommentare, Teamzuordnungen und ein Kommunikationsverlauf auf Anfrage- und Positionsebene statt verstreuter E-Mail-Threads.
- Integriertes Dokumentenmanagement mit Speicherung in einem deutschen Rechenzentrum sowie Benachrichtigungs- und Reminderfunktionen, damit Termine wie der Ziel-Angebotstermin des Kunden nie verloren gehen.
- Management-Reporting aus Live-Daten: Trends, Durchlaufzeiten, Überfälligkeits-Tracking und Trefferquoten-Analysen.
- Schnittstellen zu umliegenden Systemen - SAP, MS SQL und Poseidon - und später volle Mandantenfähigkeit als Grundlage für ein kommerzielles SaaS-Produkt.
Ebenso real war die organisatorische Herausforderung: Vertrieb, Kalkulation und Engineering mussten die Plattform gleichermaßen annehmen - Menschen mit sehr unterschiedlichen Arbeitsweisen und wenig Geduld für administrativen Ballast.
Das Vorgehen: von der Ideation bis in den Betrieb
ZirkelTech strukturierte das Engagement als Produktreise, nicht als Projekt – fünf Phasen, ein verantwortlicher Partner.
Ideation und Discovery (2019)
Workshops vor Ort mit Vertrieb, Kalkulation und technischer Entwicklung bei Franken Guss; End-to-End-Aufnahme des Angebotsprozesses; ein Domänenmodell rund um Anfrage und Positionen; klickbare Prototypen, um den Workflow mit genau den Menschen zu validieren, die später darin arbeiten.
MVP und erste produktive Nutzung (2020)
Ein bewusst fokussierter erster Release: Anfragen, Positionen, das duale Statusmodell und der digitale Schreibtisch. Zweiwöchige Sprints mit gemeinsamen Reviews – die ersten Anwender arbeiteten innerhalb weniger Monate produktiv auf der Plattform.
Rollout und Iteration (2020–2021)
Filter und Volltextsuche, Benachrichtigungen und Reminder, Kommentare und Teamverwaltung, Dokumentenmanagement und eine vollständige Reporting-Suite. Der in dieser Fallstudie gezeigte wöchentliche KPI-Report wurde bereits im Februar 2021 von der Plattform erzeugt.
Betrieb und Weiterentwicklung (2021–2023)
Strukturiertes Application Management mit definierten Service-Leveln, Monitoring, Staging-Umgebungen und diszipliniertem Release-Management – mehr als 30 Produktions-Releases, ohne den Angebotsbetrieb zu unterbrechen, der inzwischen vom System abhing.
Produktisierung (2022–2023)
Mandantenfähige Architektur, White-Label-Theming, Tenant-Onboarding und Demo-Umgebungen: die Grundlage dafür, dass die Innolution GmbH Prolution als Cloud-SaaS-Angebot in den Gießereimarkt bringen konnte.
Die Lösung: eine Plattform rund um die Anfrage
Prolution organisiert den gesamten Angebots-Lebenszyklus um zwei Objekte - die Anfrage und ihre Positionen - und gibt jeder Rolle ihre eigene Sicht darauf.
Digitaler Schreibtisch und Anfrageübersicht
Die zentrale Übersicht zeigt jede Anfrage mit Ampelstatus, externem Status, Eingangsdatum, Bemerkungen, zugeordneten Vertriebs-Teammitgliedern, dem Ziel-Angebotstermin des Kunden und der Anzahl der Positionen. Konfigurierbare Filter auf internem und externem Status, Volltextsuche und Zeitfilter halten auch Jahre an Historie beherrschbar; eine sprechende Anfragenummer kodiert Geschäftsbereich und Jahr.
Abbildung 1: Zentrale Anfrageübersicht: Status, externer Status je Anfrage, Bemerkungen, Vertriebs-Teammitglieder, Ziel-Angebotstermine und Positionsanzahl – mit Volltextsuche, erweiterten Filtern und Zeitfilter. (Produkt-Screenshot mit Demonstrationsdaten.)
Anfrage- und Positionsdetail
Die Detailsicht trägt das vollständige Engineering-Bild. Auf Anfrageebene: Kunde, zuständige Gießerei, externer Status, Termine und Bemerkungen. Auf Positionsebene: interner Workflow-Status je Position, Rohteil- und Fertigteilnummern, Zeichnungsnummern mit Daten und Änderungsindizes, Rohteil- und Fertigteilgewichte, Jahresvolumen, angefragtes Bauteil, Herstellungsverfahren, Maschine und SAP-Materialnummer – dazu Kommentare und Spezifikationen, wo die eigentliche fachliche Abstimmung stattfindet.
Abbildung 2: Anfragedetail: Kopfdaten mit zuständiger Gießerei und externem Status; Positionsraster mit internem Workflow-Status je Position; Engineering-Attribute bis hin zu Zeichnungsindizes, Rohteil-/Fertigteilgewichten, Jahresvolumen und Herstellungsverfahren. (Demonstrationsdaten.)
Das duale Statusmodell
Intern durchläuft eine Position granulare Workflow-Zustände – Machbarkeit prüfen und Konzeption, Entwicklung, Kalkulation, Angebotserstellung. Extern kennt der kundengerichtete Prozess nur vier Zustände: Anfrage offen, in Bearbeitung, angeboten, abgeschlossen. Der Vertrieb spricht immer die Sprache des Kunden; die Fachbereiche sehen immer die tatsächliche Arbeit. Die Kreuzanalyse beider Dimensionen wurde zu einer der meistgenutzten Management-Sichten der Plattform.
Management-Reporting aus Live-Daten
Ein wöchentlicher, direkt aus der Plattform erzeugter Report gibt dem Management das Gesamtbild: den Zehn-Wochen-Trend der täglich eingehenden Anfragen, Gesamtzahlen zu Anfragen und Positionen mit Periodenvergleich, Trefferquoten-Analysen nach Ergebnis (Auftrag erhalten, kein Angebot abgegeben, abgelehnt, Angebot versendet) im Vergleich zum Vorjahr, durchschnittliche Durchlaufzeiten und überfällige Anfragen sowie die Kreuzsicht aus internem und externem Status. Aus Bauchgefühl wurde eine Zahl mit Trend.
Abbildung 3: Wöchentlicher Management-Report aus Live-Plattformdaten: Zehn-Wochen-Trend der Anfragen, Mengen-Deltas, Trefferquoten-Analyse nach Ergebnis (2020 vs. 2021), durchschnittliche Durchlaufzeit und Überfälligkeits-Tracking sowie die Kreuzanalyse von internem und externem Status. (Demonstrationsdaten.)
Integration und Betrieb
REST-Schnittstellen verbinden Prolution mit der umgebenden Systemlandschaft – SAP, MS SQL und Poseidon – für Stammdaten und nachgelagerte Verarbeitung. Alle Dokumente und Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum gehostet; Benachrichtigungs- und Reminderfunktionen, dokumentierte Kommunikation und integriertes Dokumentenmanagement runden die Plattform ab.
Engineering im großen Maßstab: das Team hinter Prolution
Prolution war kein Nebenprojekt - die Plattform wurde mit der Intensität einer Produktorganisation gebaut und betrieben. ZirkelTech stellte ein gemischtes Team: Produktführung, Business-Analyse, UX und Lösungsarchitektur in Frankfurt am Main, in direkter Zusammenarbeit mit den Stakeholdern von Franken Guss; Backend-, Frontend-, QA-Automatisierungs- und DevOps-Pods in Delhi NCR, die den Zeitzonenvorteil in Liefergeschwindigkeit übersetzten.
In der Spitze arbeiteten mehr als 20 Spezialistinnen und Spezialisten parallel an der Plattform; ein Kernteam von rund einem Dutzend trug sie über das gesamte Engagement. Die Delivery-Maschine lief über mehr als 70 zweiwöchige Sprints mit gemeinsamen Sprint-Reviews, einem geführten Backlog und quartalsweiser Roadmap-Planung. Qualität war eingebaut: automatisierte Regressionstests, getrennte Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen sowie Release-Fenster im Takt der Gießerei-Arbeitszeiten - mehr als 30 Produktions-Releases ohne Unterbrechung des laufenden Angebotsbetriebs. Insgesamt stehen hinter dem Engagement über 50.000 Engineering-Stunden - vom ersten Workshop-Flipchart bis zur mandantenfähigen SaaS-Plattform.
Ergebnisse und Wirkung
Die öffentlich berichtete Kernzahl stammt aus der Markteinführung selbst: Die Innolution GmbH kommunizierte 2023, dass Franken Guss die Anfrageprozedur durch die Plattform um rund 30 Prozent beschleunigen, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen deutlich verbessern und die eigene Wettbewerbsfähigkeit stärken konnte.
Hinter dieser Zahl stehen strukturelle Veränderungen. Der Anfrageprozess erhielt eine einheitliche Datenbasis mit vollständigem Audit-Trail. Termine wurden zu gemanagten Objekten statt zu Hoffnungen. Die Managementsteuerung wanderte von der Anekdote zur Kennzahl – Durchlaufzeiten, überfällige Anfragen und Trefferquoten nach Ergebnis, Einheit und Jahr. Und die Trefferquoten-Analysen ermöglichten eine selektivere Angebotsstrategie: schnell absagen, wo der Fit fehlt – und Kalkulationskapazität dort investieren, wo Aufträge tatsächlich gewonnen werden.
Der strategische Effekt reichte über die Prozessverbesserung hinaus: Aus einem internen Werkzeug wurde ein vermarktbarer Vermögenswert. Mit Mandantenfähigkeit, White-Labeling und Demo-Umgebungen brachte die Innolution GmbH Prolution als Cloud-SaaS-Produkt in die Gießereiindustrie – mit Franken Guss als Leuchtturm-Referenz.
Vom internen Werkzeug zum SaaS-Produkt
Eine interne Anwendung in ein verkaufsfähiges Produkt zu überführen, ist eine eigene Ingenieurdisziplin. ZirkelTech re-architektierte Prolution für strikte Mandantentrennung, führte White-Label-Theming ein, damit jede Gießerei die Plattform unter eigener Marke betreibt, baute Onboarding- und Demo-Umgebungen mit realistischen Beispieldaten auf und bereitete die Plattform auf einen Vertriebsprozess inklusive kostenloser Produktdemos vor. Die Screenshots in dieser Fallstudie zeigen genau diesen produktisierten Zustand – einen neutralen „Your Logo“-Mandanten mit Demonstrationsdaten.
Für ZirkelTech ist das das prägende Muster dieses Engagements: Derselbe Partner, der den ersten Ideation-Workshop moderierte, lieferte auch das Produkt, auf dem eine Markteinführung aufbauen konnte.
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